Давайте поговорим о турагентстве "Х". В нем работает пять человек (в том числе "половина бухгалтера"), на рынке – уже четыре года. Начинали бизнес буквально с нуля: подкопили денег на аренду офиса аж на три месяца, повесили вывеску и начали "брать клиентов" энергичностью.

В начале было тяжело: денег хватало на минимум. Постепенно "стали на ноги", получили первые заработки, собрали базу лояльных клиентов. Пора развивать бизнес. С чего начать? Новый, более красивый офис, рекламники – Доминикана, Шри-Ланка… Сказано – сделано. Но тут приключилась беда: "любимый турист", которому они продали очень дорогой тур, вернулся недовольный: в отеле плохо кормили, не понравился номер – и он потребовал свои кровные назад. Так в бюджете молодой компании появилась первая серьезная "дыра": никто не предвидел внезапных убытков. В итоге "выплыли", но какой ценой?

Работа пошла своим чередом. Все стало настолько "стабильно", что директор решил обзавестись новенькой Тойотой. Поскольку ждать он не мог, взял денег из оборота, а заодно и долларовый кредит. Но тут грянул кризис, и национальная валюта обвалилась…

Многие турагентства уверены, что дела у них идут хорошо, пока ситуация на рынке более-менее стабильная и не случается ничего из "ряда вон". Но ведь невозможно бесконечно балансировать на нуле: рано или поздно компания или уходит в "минус", или получает первую прибыль. И оба варианта одинаково опасны для неподготовленных умов: из "минуса" можно не вернуться, а "шальная" прибыль, не учтенная и не вложенная в развитие, сыграет с компанией злую шутку – создаст иллюзию достатка, разгонит аппетит и спровоцирует на неконтролируемое обращение к обороту. Что в итоге? Всегда одно и то же: медленное угасание или стремительное банкротство.

Задача бизнеса – зарабатывание денег (удовольствие от процесса, социальная ответственность и так далее – все это не менее важно, но невозможно без прибыли). Поэтому о турбизнесе, прежде всего, нужно говорить "цифрами". Управленческий учет жизненно необходим. И речь не о "скучной" бухгалтерии в чистом виде, которая, по большому счету, навязана бизнесу государством, речь о понимании того, что происходит в вашей компании, о планировании и контроле. Речь о здоровье и жизнеспособности бизнеса в долгосрочной перспективе, а значит – о вашем будущем.

Ваша компания не первый год на туристическом рынке? Считайте, что сейчас наступил удачный момент для нового "старта": отрасль сужается, покупательская способность меняется – постановка новых целей и реалистичных финансовых показателей необходима. Как обезопасить себя от рисков, спрогнозировать наступление "точки безубыточности", рентабельность, понимать структуру доходов и расходов?

На наши вопросы ответила Диана Бойко, финансовый эксперт, управленец и один из лекторов "Эволюции турбизнеса".

Диана, с чего же начинается бизнес?

Диана: В бизнесе, как и в жизни, нужно начинать с цели – причем речь идет не об абстрактных материях, а о конкретных показателях. Это то, что собственник компании должен определить в первую очередь, и под нее, цель, составить план. По статистике 90% с трудом представляют, чего они хотят достигнуть в финансовом плане в будущем, и именно это мешает им принимать правильные решения и управлять.

Следующий шаг – построение финансового плана и анализ финансовой отчетности (подробнее об отчетности – далее). Многих мелких проблем компании "Х" удалось бы избежать, будь у нее бюджетный план. Бюджет – это инструмент, который позволяет понять, на что вы тратите деньги и сколько вам нужно на покрытие этих трат. Как только вы начинаете контролировать доходы и расходы компании – постоянные (такие как затраты на персонал, аренда офиса) и переменные – вы сможете построить и доход.

Ежемесячно у компании есть прогнозируемая величина расходов – это постоянные затраты, без которых не обойтись: аренда помещения, оплата услуг, зарплата сотрудников. Переменные расходы также учитываются – но ими можно управлять: сокращать или увеличивать, переносить по необходимости. Среди таких трат – реклама, покупка программного обеспечения, модернизация оборудования (или обстановки в офисе).

Бюджетный план турагентства, как и любой компании, включает в себя эти два вида расходов. В этом плане – ответ на один из главных вопросов – через какой промежуток времени после старта наступит точка безубыточности – через год, два, три? И что делать после выхода в ноль? В идеале бюджетный план составляется на три года.

Можно ли построить долгосрочный бюджетный план на туррынке Украины?

Диана: Реалистичный срок для украинского турбизнеса – краткосрочное планирование на год. Сейчас на него влияют разные факторы:

- политические, такие как глобализация, военные конфликты, визовые формальности

- социально-экономические, такие как демография, занятость населения, денежные доходы населения, прожиточный минимум, покупательская способность, инвестирование

Инфляция оказывает особое влияние на туристические услуги потому, что последние имеют ряд особенностей. Например, оплата за услуги происходит в одном месте, а потребление тура (услуг) в другом месте и в другое время. Это вызывает различные проблемы, которые особенно остро встают в условиях гиперинфляции.

Вернемся к плану. Регулярно, раз в месяц, проводится корректировка целей – перепрогноз (forecast). Это можно сделать, имея на руках конкретные показатели работы. Даже начиная работу в туризме "с нуля" стоит делать прогнозы на старте. Для этого нужны статистические данные, аналитика в сегменте – так можно просчитать приблизительный доход, ожидаемые расходы. Вместе с бизнес-планом составляется план движения денежных средств – cash flow. Ну а для полноценной работы компании "без сюрпризов" нужно вести целый ряд документов – ежедневно.

Может ли маленькая компания из нескольких человек полноценно заниматься финансовой отчетностью?

Диана: Безусловно может. И она должна ею заниматься, чтоб оставаться на рынке. За нее отвечают бухгалтер, собственник, в отдельных случаях – менеджер.

Как собственнику туристической компании проверить, есть ли у него вся необходимая отчетность?

Диана: Предлагаю вот такой чек-лист по отчетности:

Все отчеты, начиная с ежедневных "низовых", формируют годовой план-факт и проект бюджета.

Считается, что рентабельность бизнеса – это прибыль не меньше 30%. Реальна ли эта величина в туриндустрии "наших дней"?

Диана: Это – классика. Если показатель ниже, нужно пересмотреть расходную часть, понять, как выжать больше из клиентской базы. Возможно, увеличить ассортимент.

Как быть, если в финансовый план вмешивается соблазн? "Залезание" в оборотные средства – не редкость для небольших компаний в туризме…

Диана: Факт остается фактом: и на кризисном рынке, и при благоприятных для развития условиях, брать средства из оборота компании нельзя – это нарушение структуры финансового плана. Что происходит, когда берутся деньги из оборота? В первую очередь образуется нехватка средств для дальнейшего ведения бизнеса. Сначала не хватает на переменные расходы, затем – на зарплаты сотрудникам, а потом и на погашение всех постоянных расходов, включая аренду помещения, оплату услуг. Железное правило: своевременное покрытие валютных платежей!

А если возник форс-мажор и все-таки пришлось "одолжить" из оборота?

Диана: Если, скажем, у директора возникла острая необходимость "потянуть" из оборота, нужно записывать эти траты в доходы директора – его заработную плату – чтобы таким образом закрыть брешь (если собственник – в бизнесе, его зарплата обязательно должна быть включена в расходы). После этого понадобится или дополнительное вливание, или кредит – с расчетом дальнейшего погашения. И построение нового бюджетного плана.

А что если внеплановые траты – на рекламу, профильную выставку? Словом, с пользой для бизнеса?

Диана: Такие затраты обязательны для турбизнеса, и необходимо искать источники их покрытия. Это либо инвестиции от собственника, либо кредиты. Обязательно нужно просчитывать рентабельность будущего проекта с пониманием, что это затраты на долгосрочную перспективу, а значит, необходимо включать их в бюджетирование.

Как выглядит бюджетный план? Есть ли шаблон, который можно взять на вооружение для туристической компании?

Диана: Конечно, готовые шаблоны есть. Об этом, а также о рисках турбизнеса, построении инвестиционного плана и многом другом я обязательно расскажу на Эволюции турбизнеса.

Источник